Le guide complet de l’affichage légal digital en mairie et collectivités territoriales
Si vous êtes agent d’une mairie ou d’une collectivité territoriale cherchant à moderniser votre système d’affichage, vous vous posez probablement des questions sur l’affichage légal digital.
Qu’est-ce que c’est ? Comment le mettre en œuvre ? Quels sont ses avantages, ses obligations, et quelles solutions existent pour effectuer cette transition ?
Qu’est-ce que l’affichage légal digital ?
L’affichage légal digital consiste à publier les actes administratifs des mairies et des collectivités de manière électronique, soit sur un site internet, soit sur des dispositifs tactiles comme des bornes ou des écrans. Cette méthode vient remplacer l’affichage papier, traditionnellement utilisé pour la diffusion des actes.
- La définition et les objectifs.
Cet affichage digital vise à simplifier, sécuriser et moderniser la diffusion des actes administratifs. Il fait partie intégrante de la dématérialisation et de la transition numérique des services publics locaux, cherchant à améliorer la transparence, l’accessibilité et l’engagement citoyen dans la vie locale.
- La différence entre affichage légal digital et traditionnel.
L’affichage légal digital se différencie de l’affichage traditionnel de plusieurs manières. À partir du 1er juillet 2022, il devient obligatoire pour les communes de plus de 3500 habitants, conformément au décret du 7 octobre 2021. Les communes de moins de 3500 habitants peuvent aussi l’adopter, à condition d’avoir les ressources techniques et humaines adéquates.
Il offre la possibilité de publier un nombre illimité d’actes sans se soucier de la surface d’affichage, de l’organisation des documents, des coûts d’impression, ou de la dégradation du papier. Il assure une meilleure visibilité, un ajustement automatique de l’éclairage et permet aux citoyens de récupérer les documents via e-mail ou QR code.
Cette méthode garantit une diffusion ininterrompue des actes, éliminant les risques d’erreur, de perte ou de falsification. Elle permet une gestion et une planification efficaces des documents sur une seule plateforme, sécurisée et avec archivage numérique, facilitant le contrôle et le suivi par les autorités compétentes.
En résumé, l’affichage légal digital représente une solution innovante, écologique et économique pour les mairies et les collectivités, leur permettant de répondre aux évolutions technologiques et aux besoins des citoyens.
Les avantages de l’affichage légal digital pour les mairies
L’affichage légal digital représente une avancée significative pour les mairies et les collectivités désireuses de moderniser leur gestion, de réaliser des économies et de réduire leur empreinte écologique. Découvrons ensemble les principaux atouts de cette transition vers la dématérialisation.
- Modernisation de l’administration
L’affichage légal digital est un levier de modernisation pour les mairies et les collectivités, leur permettant de se mettre au diapason des évolutions technologiques et des attentes des citoyens. Cette modernisation rehausse l’image des communes, les positionnant comme innovantes et dynamiques. Elle optimise la communication et la diffusion des informations locales, rendant celles-ci plus accessibles, lisibles et interactives.
Les citoyens bénéficient d’un accès aux informations à toute heure, via des supports variés tels que des bornes interactives, des écrans ou le site internet de la mairie. Ils ont la possibilité de recevoir les documents par e-mail ou QR code, voire de demander une version papier si nécessaire. En favorisant la transparence, l’accessibilité et la participation des citoyens, l’affichage légal digital contribue activement à la vie démocratique locale.
- Économies réalisées et réduction de l’empreinte écologique
Adopter l’affichage légal digital permet aux mairies et aux collectivités de réaliser des économies significatives tout en réduisant leur empreinte écologique. Cette approche élimine les coûts associés à l’impression, au stockage et à la destruction des documents papier, tout en optimisant l’espace d’affichage, désormais libéré des contraintes physiques. La gestion et la planification des actes sont simplifiées grâce à un logiciel unique, assurant un accès sécurisé et un archivage numérique pérenne.
Cette méthode garantit une conformité irréprochable aux obligations légales, en éliminant les risques d’erreur, de perte ou de falsification. De plus, elle minimise l’impact environnemental lié à l’usage de papier, d’encre et d’énergie.
Les avantages pour les citoyens
L’affichage légal numérique représente une avancée significative pour les citoyens, qui bénéficient d’un accès facilité et rapide aux informations administratives et locales. Cette section souligne les atouts majeurs de la digitalisation de l’affichage légal pour les usagers.
- Accès facilité à l’information
L’affichage légal numérique rend les actes administratifs des mairies et des collectivités facilement consultables de manière autonome, intuitive et moderne. Les documents, organisés par catégories telles que conseil municipal, urbanisme, mariages, affichage obligatoire, etc., sont accessibles via des bornes tactiles, des écrans ou directement sur le site internet de la mairie. Les citoyens ont la possibilité de télécharger les documents via e-mail ou QR code, ou de demander une version papier si nécessaire. Cette approche promeut la transparence, l’accessibilité et la participation active des citoyens à la vie locale.
- Consultation possible 24h/24 et 7j/7
Grâce à l’affichage légal numérique, les actes administratifs sont accessibles à tout moment, permettant aux citoyens de choisir leur mode de consultation préféré. Des dispositifs d’affichage extérieurs, comme des écrans muraux ou des totems, fonctionnent 24h/24 et 7j/7, résistant aux intempéries et au vandalisme tout en offrant une lisibilité optimale. À l’intérieur, bornes et écrans permettent une navigation aisée, avec possibilité de zoom et de défilement, et la possibilité d’interagir avec le personnel de la mairie. De plus, l’accès aux actes administratifs est également possible via le site internet de la mairie, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, à toute heure.
Les différentes solutions d’affichage légal digital
L’affichage légal digital offre plusieurs options adaptées aux besoins et préférences des mairies et des collectivités. Trois principales solutions émergent : les bornes interactives, les écrans d’information indoor et outdoor, et les applications mobiles. Découvrons les caractéristiques et avantages de chaque option.
- Les bornes interactives
Les bornes interactives sont des points d’accès tactiles permettant aux citoyens de consulter des actes administratifs sur un écran. Situées généralement dans les halls d’accueil des mairies ou dans des espaces dédiés, elles proposent une expérience utilisateur simple et intuitive. Grâce à un menu organisé par catégories, les utilisateurs peuvent zoomer, faire défiler, imprimer ou envoyer par e-mail les documents de leur choix. Ces bornes sont connectées à un logiciel assurant la gestion et la mise à jour des actes en temps réel, offrant ainsi une solution pratique, moderne et conviviale.
- Les écrans d’information indoor et outdoor
Les écrans d’information, qu’ils soient placés en intérieur ou en extérieur, affichent les actes administratifs sur un écran visible par tous. Adaptés pour un fonctionnement continu, ils s’ajustent automatiquement en fonction de la luminosité et résistent aux intempéries et au vandalisme. Ces écrans garantissent une lisibilité optimale, avec un affichage dynamique et attractif qui permet aux citoyens de s’informer à distance. Connectés à un logiciel de gestion, ils représentent une solution innovante, écologique et efficace.
- Les applications mobiles
Les applications mobiles offrent la possibilité de consulter les actes administratifs via un smartphone ou une tablette. Disponibles gratuitement sur les plateformes de téléchargement, elles assurent une accessibilité maximale, permettant une consultation à tout moment et en tout lieu. Leur interface simple et ergonomique, organisée par catégories, facilite la navigation. Les utilisateurs peuvent zoomer, faire défiler, sauvegarder ou partager les documents à leur convenance. Connectées à un système de gestion en temps réel, les applications mobiles se présentent comme des solutions adaptées, personnalisées et participatives.
Comment mettre en place un affichage légal digital ?
Pour intégrer l’affichage légal digital, les mairies et les collectivités doivent suivre des étapes clés. Cela inclut la sélection de la technologie et du fournisseur appropriés, la formation des équipes, et l’intégration de cette nouvelle pratique au sein des processus déjà en place.
- Choix de la technologie et du fournisseur. Le choix de la technologie et du fournisseur représente un moment décisif dans la mise en œuvre d’un système d’affichage légal digital à la fois efficace et conforme aux réglementations. Les options disponibles incluent des bornes interactives, des écrans d’information pour l’intérieur et l’extérieur, ainsi que des applications mobiles. Chaque solution offre des avantages spécifiques, en fonction de critères tels que l’espace disponible, le budget, la visibilité souhaitée et les préférences des citoyens. Il est donc essentiel de comparer les offres, en prenant en compte :
- La qualité et la fiabilité du matériel : vérifiez la robustesse des dispositifs, leur résistance aux intempéries et au vandalisme, leur adaptation à l’espace (intérieur ou extérieur), leur lisibilité et leur éclairage adaptatif, tout en respectant les normes de sécurité.
- La facilité et la flexibilité d’utilisation du logiciel : assurez-vous que le logiciel est intuitif, ergonomique, compatible avec les formats de documents existants, capable de mettre à jour les contenus en temps réel, et qu’il offre un accès sécurisé ainsi qu’une option d’archivage numérique.
- Le service et le support du fournisseur : le fournisseur doit proposer un service de qualité, incluant installation, maintenance et assistance technique rapides, ainsi qu’une garantie et un service après-vente satisfaisants, en plus d’une écoute et d’un conseil personnalisés.
La décision doit se baser sur les besoins spécifiques de chaque mairie ou collectivité, en considérant le meilleur rapport qualité-prix et le retour sur investissement.
- Formation des équipes et intégration dans les processus existants. La formation des équipes et l’intégration dans les processus existants sont cruciales pour assurer le succès de l’implémentation d’un affichage légal digital. Il est vital d’accompagner le changement et de promouvoir l’adoption de cette nouvelle technologie parmi les agents municipaux et les citoyens. Les actions recommandées incluent : Former les agents municipaux à l’utilisation du logiciel, en soulignant les fonctionnalités, avantages et règles à respecter. Il est également important de leur fournir un guide d’utilisation, un support technique et un contact pour toute question.
- Intégrer l’affichage légal digital aux processus existants, en ajustant les procédures de publication, de contrôle et de conservation des documents. Il est essentiel de respecter les obligations légales, comme la conservation d’une version papier des documents obligatoires, disponible sur demande.
- Informer et sensibiliser les citoyens sur l’affichage légal digital, en expliquant comment consulter les actes, les avantages et les modalités de consultation. Fournir un mode d’emploi, un QR code, un e-mail pour obtenir les documents, et un moyen de partager leurs avis ou questions est également recommandé.
La formation des équipes et l’intégration des nouvelles pratiques sont des étapes essentielles pour garantir la réussite et la durabilité de l’affichage légal digital.
Financement et subventions
Le passage à l’affichage légal digital nécessite un investissement significatif de la part des mairies et des collectivités, incluant l’acquisition d’équipements, de logiciels et de services. Heureusement, des aides financières et subventions de l’État et d’autres organismes sont disponibles pour soutenir ces projets de dématérialisation.
- Les aides disponibles pour les communes
De nombreuses aides et subventions sont offertes aux communes et aux collectivités souhaitant adopter un affichage légal digital. Ces aides proviennent en grande partie du plan France Relance, qui inclut un volet dédié à l’innovation et à la transformation numérique des collectivités territoriales.
Voici quelques exemples de dispositifs disponibles :
– Le fonds de relance pour la transformation numérique des collectivités territoriales, doté de 250 millions d’euros pour 2020-2022, géré par l’Agence nationale de la cohésion des territoires (ANCT). Il cible les communes de moins de 50 000 habitants et les intercommunalités de moins de 150 000 habitants, pour cofinancer les projets de dématérialisation, y compris l’affichage légal digital.
– Les aides à la transformation numérique de l’économie de proximité, avec un budget de 60 millions d’euros pour 2020-2022, administrées par la Banque des territoires. Ces aides soutiennent les initiatives des communes de moins de 10 000 habitants et des intercommunalités de moins de 50 000 habitants, y compris pour l’affichage légal digital.
– Les aides spécifiques pour les zones rurales, destinées à encourager le développement numérique des territoires ruraux, y compris pour l’affichage légal digital. Ces subventions proviennent de divers programmes comme la dotation d’équipement des territoires ruraux (DETR), le fonds national d’aménagement et de développement du territoire (FNADT), ou encore le programme Petites villes de demain, et visent les communes et intercommunalités de moins de 20 000 et 60 000 habitants respectivement.
Ces aides et subventions peuvent couvrir jusqu’à 100% du coût du projet d’affichage légal digital, en fonction des critères d’éligibilité et des modalités spécifiques à chaque dispositif.
- Comment obtenir des fonds de subventions pour votre projet ?
Pour sécuriser des fonds de subventions pour votre projet d’affichage légal digital, suivez ces étapes :
– Identifier le ou les dispositifs d’aide et de subvention les plus adaptés à votre projet, en considérant la taille de votre commune ou intercommunalité, la solution d’affichage légal digital envisagée, et votre capacité budgétaire.
– Préparer un dossier de candidature conforme aux critères et exigences de chaque dispositif. Ce dossier doit détailler votre projet, ses objectifs, ses avantages, son plan de financement, son calendrier, ainsi que les documents justificatifs requis.
– Déposer votre dossier de candidature dans les délais et selon les modalités spécifiées par chaque dispositif. La soumission peut se faire en ligne, par courrier, ou en personne. Veillez à respecter les normes de publicité des subventions, en affichant le logo de l’État ou de l’organisme financier.
– Accompagner l’instruction de votre dossier, en répondant aux demandes complémentaires ou aux ajustements requis. Vous recevrez par la suite une notification d’acceptation ou de refus, incluant les motifs et les conditions de versement.
– Mettre en œuvre votre projet, en respectant le cahier des charges, le budget, le calendrier et les obligations liées à votre subvention. Il est également essentiel de fournir des rapports d’activité et des justificatifs de dépense pour documenter l’avancement et les résultats de votre projet.
Obtenir des fonds de subventions pour votre projet d’affichage légal digital est bien à votre portée, pourvu que vous prépariez minutieusement votre dossier et suiviez scrupuleusement les directives de chaque dispositif.
Si vous faites partie d’une mairie ou d’une collectivité territoriale envisageant de migrer vers l’affichage légal digital, nous sommes à votre disposition. L’équipe IAGONA vous guidera vers la solution la plus adaptée à vos besoins, en assurant un service incluant l’installation, la maintenance et un support technique efficace.
Nous vous assisterons aussi pour identifier et obtenir les aides financières disponibles pour votre projet. Contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier des nombreux avantages de l’affichage légal digital en mairie.
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